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  • Digitalisierung

Entgeltabrechnung digital – warum es sich lohnt!

Inhaltsverzeichnis

Zeit für Veränderung! Verwaltungskram ist wichtig, aber nicht das Wichtigste.

Gerne möchte ich euch heute den bitkasten im Kontext der digitalen Mitarbeiter­kommunikation vorstellen. Der bitkasten bietet euch eine einfache, nachhaltige und datenschutzkonforme Möglichkeit, elektronisch mit euren Mitarbeitenden zu kommunizieren. Das beinhaltet:

→ Digitalen Versand von Personalpost wie Entgeltabrechnungen, Zeitnachweisen, Meldebescheinigungen etc.

→ Digitalen Versand von Infopost, Ankündigung, Betriebsratsinformationen oder auch einfach nur den Kantinenplan

→ Erhalt von Informationen von Mitarbeitenden wie Krankmeldung, Urlaubsantrag oder Beantragung von Jobtickets bzw. Jobrads

Mit dem bitkasten spart ihr nicht nur Ressourcen, sondern auch Zeit. Durch die Verschlankung von Prozessen, gewinnt euer HR-Bereich Zeit für wichtige Aufgaben, wie Mitarbeiterentwicklung und die Suche nach benötigten Fachkräften.

People first: Mehr Zeit für mehrwertschaffende Aufgaben im HR. Digitalisieren Sie mitarbeiterbezogene Prozesse

Warum die Entgeltabrechnung per bitkasten vorteilhafter ist als per Postversand

In der heutigen Zeit geht alles immer schneller und digitaler. Auch im Unternehmen gibt es immer mehr Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und Zeit sowie Geld zu sparen. Ein Bereich, in dem viele Unternehmen noch Potenzial sehen, ist die Entgeltabrechnung. Denn warum sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter noch mit Papierabrechnungen belasten, wenn es doch eine einfachere und schnellere Alternative gibt?
Ein Plus für die Umwelt
Nachhaltigkeit ist ein großes Plus des bitkasten. Durch die Verringerung des Papier-, Wasser- und Energieverbrauchs, senkt ihr euren CO2-Fußabdruck und tut etwas Gutes für die Umwelt.
Die Kosten können durch den bitkasten reduziert werden. Mit Einsparungen von bis zu 90% für Material- und Dienstleistungen (wie Papier und Druck) könnt ihr eure Ausgaben senken.
Im Vergleich zum Postversand, erhalten eure Mitarbeitende ihre Abrechnungen innerhalb von Minuten statt Tagen. Dadurch haben sie schneller einen Überblick über ihre Vergütung und können eventuelle Fehler früher erkennen und korrigieren lassen.
Ihr spart Zeit bei der Zustellung der Briefpost ein, kein Drucken, falten, Versenden mehr. Damit verschlankt Ihre Prozesse und erhöht die Kapazität eurer sachkundigen Mitarbeitenden im HR-Bereich.
Papierdokumente können verloren gehen, beschädigt oder gestohlen werden. Digitale Abrechnungen sind dagegen besser geschützt und können zudem jederzeit elektronisch archiviert werden.

der bitkasten kann in bestehende Arbeitsabläufe und Systeme integriert werden und ermöglicht die Automatisierung von papiergebundenen Prozesse.

Digitale Prozesse sind für erfolgreiche Unternehmen nicht mehr wegzudenken – Bessere Erreichbarkeit, schnellerer Informationsaustausch, effizientere Prozesse, höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Warum die Entgeltabrechnung per bitkasten vorteilhafter ist als ein Portal

Ein Plus für die Flexibilität
Der bitkasten gehört dem Mitarbeitenden und kann selbst nach Austritt weiterhin genutzt werden. Auch stehen alle bis dahin zugestellte Dokumente dem Mitarbeitenden weiter zur Verfügung. Als keine Notwendigkeit alles nochmal zusammenzustellen und dem Mitarbeitenden auszuhändigen.
Warum auf das aufbauen, was schon in der Wirtschaft nicht funktioniert – ein neues Portal. Der bitkasten ist versenderunabhängig. Das heißt eure Mitarbeitenden können Post von allen teilnehmenden Versendern wie Versicherungen, Stadtwerke etc. erhalten. Mehr Dokumente sorgt für mehr Akzeptanz.
Es gibt keine monatlichen Kosten und keine Lizenzkosten pro User. Es ist auch nicht notwendig, dass jeder Mitarbeitende eine E-Mail-Adresse oder einen PC-Zugang hat. Der bitkasten ist grundsätzlich völlig kostenfrei und über eine App oder einen Webclient im Browser abrufbar. Ihr zahlt lediglich ein elektronisches Porto pro Zustellung.
Eine Einführung des bitkasten ist schnell und einfach möglich. Innerhalb von 4 Wochen könnt ihr ihn ohne IT-Projekt einführen und die Zustellung erfolgt anhand der Postadresse oder einer anderen definierten Kennung wie die Personalnummer – es müssen keine Daten neu aufbereitet werden. Wir setzen einfach auf die bestehenden Druckdaten auf.
Sicherheit und Datenschutz sind beim bitkasten selbstverständlich. Der Informationsaustausch erfolgt verschlüsselt und geschützt, damit die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen und die datenschutzkonforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten gewährleistet ist.

Ein nachhaltiger Unternehmenserfolg stellt sich nicht ohne informierte und zufriedene Mitarbeitende ein.